TEORIAS DE LA ADMINISTRACION
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| Evolucion del Pensamiento Administrativo |
ENFOQUE CONTEMPORÁNEO DE LA ADMINISTRACIÓN
Teoría de las relaciones humanas
La teoría de las relaciones humanas fue desarrollada
por Elton Mayo y sus colaboradores Mery Perker Follet, Abraham Maslow y Douglas
Mc Gregor en los Estados Unidos en el año en el año 1930
Orígenes de la teoría de las relaciones humanas.
El origen lo podemos ubicar en la necesidad de
humanizar y democratizar la administración, cuando en ésta surge la idea de
desarrollar las llamadas ciencias humanas dentro de la filosofía pragmática de
John Dewey, la psicología de Kurt Lewin y la experiencia y conclusiones de
Hawthorne, son capitales para el humanismo en la administración.
La teoría de las relaciones humanas, también se
conoce como escuela humanística de la administración, fue desarrollada por
George Eltón Mayo (1880-1949), científico australiano Profesor y director del
Centro de Investigaciones Sociales de la Harvard School of business, Administración
el cual tuvo gran apoyo por parte de sus colaboradores.
Esta teoría surge en los Estados Unidos y
constituye un movimiento de reacción y oposición a la teoría clásica de la
administración. Se crea la necesidad de corregir la fuerte tendencia de
la des-humanización del trabajo, aparecida con la aplicación de
métodos rigurosos, científicos y precisos, a los cuales los trabajadores debían
someterse forzosamente. De ésta manera poco a poco se libera de esos conceptos
rígidos y mecánicos de la antigua teoría (clásica), y se adecua a nuevos
patrones de vida, las relaciones humanas se convierten en un
movimiento típica mente norteamericano, todo ello enfocado a una democratización
de conceptos administrativos más fuertes.
El enfoque humanístico.
El enfoque humanístico promueve una verdadera
revolución conceptual en la teoría administrativa: si antes el énfasis se hacía
en la tarea (por parte de la administración científica) y en la estructura organizacional
(por parte de la teoría clásica de la administración), ahora se hace en las
personas que trabajan o participan en las organizaciones. En el enfoque
humanístico, la preocupación por la máquina y el método de trabajo, por la
organización formal y los principios de administración aplicables a
los aspectos organizacionales ceden la prioridad a la preocupación por el
hombre y su grupo social: de los aspectos técnicos y formales se pasa a los
aspectos psicológicos y sociológicos.
Necesidades de esta teoría.
- Necesidad de humanizar y democratizar la administración, liberándola de los conceptos rígidos y mecanicistas de la teoría clásica, la teoría de las relaciones humanas fue un movimiento dirigido a la democratización de los conceptos administrativos.
- El desarrollo de las llamadas ciencias humanas, en especial la psicología y la sociología, y sus primeros intentos de aplicarse a la organización industrial. Las ciencias humanas demostraron gradualmente lo inadecuado de los principios de la teoría clásica.
- Las ideas de la filosofía pragmática de John Dewey y de la psicología dinámica de kurt Lewin fueron esenciales para el humanismo en la administración. Elton Mayo, considerado el fundador de la escuela; Dewey, indirectamente, y Lewin de manera más directa, contribuyeron a su concepción.
- Las conclusiones del experimento de Howthorne, llevado a cabo entre 1927 y 1932 bajo la coordinación de Elton Mayo, pusieron en jaque los principales postulados de la teoría clásica de la administración.
Características
-
Estudia la organización como grupo de personas
-
Autonomía del trabajador
-
Confianza y apertura
-
Confianza en las personas
-
Delegación plena autoridad
La civilización industrializada del hombre
La teoría de las relaciones humanas se preocupó,
prioritariamente, por estudiar la opresión del hombre a manos del esclavizante
desarrollo de la civilización industrializada. Elton Mayo, el fundador del
movimiento, dedicó sus libros a examinar los problemas humanos, sociales y
políticos derivados de una civilización basada casi exclusivamente en la industrialización
y en la tecnología.
La experiencia de Hawthorne por Helton Mayo.
El experimento de Hawthorne, fue suspendido en
1932, por razones externas, pero la influencia de su resultado en la teoría
administrativa fue fundamental para cuestionar los principios básicos de la
teoría clásica, entonces dominante.
En 1927, el Consejo Nacional de investigaciones
inicio su experimento en una fábrica Western Electric Company, situada en Chicago,
en el barrio Hawthorne, con la finalidad de determinar la relación entre la
intensidad de la iluminación y la eficiencia de los obreros en la producción. Su
interés primordial fue estudiar, en el trabajador, los efectos psicológicos que
podían producir las condiciones físicas del trabajo en relación con la
producción. Demostró que no existe cooperación del trabajador en los proyectos,
si éstos no son escuchados, ni considerados por parte de sus superiores, es
difícil y en ocasiones casi imposible llegar a los objetivos fijados
El experimento de Hawthorne se divide en
cuatro fases:
1.
PRIMERA FASE:
Estudio de los
efectos de la iluminación sobre los rendimientos de los obreros. Durante la primera
fase del experimento se escogieron dos grupos de obreras que ejecutaban la
misma operación, en condiciones idénticas: un grupo de observación trabajo bajo
intensidad variable de luz, mientras que el grupo de control trabajo bajo
intensidad constante de luz
2.
SEGUNDA FASE (SALA DE PRUEBA PARA EL MONTAJE DE RELES):
Estudio de las condiciones de rendimiento más
satisfactorias. La segunda fase
comenzó en abril de 1927. Para constituir el grupo de observación (o grupo
experimental) fueron seleccionadas seis jóvenes de nivel medio, ni novatas, ni
expertas: cinco jóvenes montaban los relés, mientras la sexta suministraba las
piezas necesarias para mantener un trabajo continuo
La investigación llevada a cabo con el grupo
experimental se dividió en doce periodos para observar cuáles eran las
condiciones de rendimiento más satisfactorias:
- Primer periodo: Se registró la producción de cada obrera en su área original, sin que lo supiese, se estableció su capacidad productiva en condiciones normales de trabajo (2,400 unidades semanales por joven), este se comparó con los demás periodos. Este periodo duro 2 semanas.
- Segundo periodo: Se asiló el grupo experimental en la sala de pruebas, se mantuvieron con el mismo horario y condiciones de trabajo y se midió el ritmo de producción. Este proceso duro 5 semanas y sirvió para verificar el efecto producido por el cambio de sitio de trabajo.
- Tercer periodo: Se modificó el sistema de pagos. Al grupo de control se le pagaba por tareas de grupo. Se separó así mismo al grupo de jóvenes del grupo experimental, y se verificó que percibiesen que sus esfuerzos individuales repercutían directamente en su salario Duro 8 semanas y aumento la producción.
- Cuarto periodo: Marca el inicio del cambio directo en el trabajo. Se introdujeron 5 minutos de descanso a mitad de la mañana y otros 5 a mitad de la tarde. Un nuevo aumento de producción.
- Quinto periodo: Los descansos aumentaron a 10 minutos cada uno, de nuevo aumento la producción.
- Sexto periodo: Se dieron 3 descansos de 5 minutos en la mañana y otros 3 en la tarde, la producción no aumento, y hubo quejas de las jóvenes en cuanto al rompimiento del ritmo de trabajo.
- Séptimo periodo: Se volvió de nuevo a 2 intervalos de 10 minutos, uno en la mañana otro por la tarde. En uno de ellos se servía un refrigerio. La producción aumento de nuevo.
- Octavo periodo: Con las mismas condiciones del periodo anterior, comenzaron a trabajar hasta las 16:30 hrs., y no hasta las 17:00 hrs., hubo un acentuado aumento de producción con el grupo de control
- Noveno periodo: El grupo experimental terminaba a las 16:00 hrs., la producción permaneció estable.
- Décimo periodo: Volvieron a trabajar hasta las 17:00 hrs, como en el séptimo periodo la producción aumentó considerablemente para el grupo control.
- Undécimo periodo: Se estableció una semana de 5 días, la producción diaria seguía subiendo.
- Duodécimo periodo: Se volvió a las condiciones del tercer periodo, se quitaron los beneficios otorgados durante el experimento, con la aprobación de las jóvenes. Este último y decisivo periodo, duro 12 semanas, se observó que la producción diaria y la semana alcanzaron un índice jamás logrado (3,000 unidades semanales por joven, en el grupo experimental)
3.
TERCERA FASE DEL EXPERIMENTO DE HAWTHORNE (PROGRAMA DE
ENTREVISTAS)
Al poco tiempo los investigadores, preocupados
por la diferencia de actitudes entre las jóvenes del grupo experimental y las
del grupo de control, fueron apartándose del interés inicial de buscar mejores
condiciones físicas de trabajo y se dedicaron definitivamente a estudiar las
relaciones humanas en el trabajo
Organización de los obreros: Existencia de una
organización informal de los obreros con el fin de protegerse contra aquello
que consideraban amenazas de la administración contra su bienestar.
4.
CUARTA FASE DEL EXPERIMENTO DE HAWTHORNE (SALA DE
OBSERVACIÓN DEL MONTAJE DE TERMINALES)
Estudio de las relaciones informales de los
empleados y la organización formal de la fábrica. Se escogió un grupo experimental- nueve
operadores, nueve soldadores y dos inspectores, todos de la sección de montaje
de terminales para estaciones telefónicas, el cual paso a trabajar en una sala
especial cuyas condiciones laborales eran idénticas a las del departamento.
Dentro de la sala había un observador y fuera de ésta una persona entrevistaba
esporádicamente a aquellos obreros. Duró de noviembre de 1931 a mayo de 1932.
El sistema de pagos se basaba en la producción
del grupo: existía un salario hora con base a innumerables factores y un
salario mínimo horario para el caso de interrupciones en la producción. Los
salarios sólo podían ser elaborados si la producción total aumentaba
Conclusiones del experimento de Hawthorne.
-
Relaciones humanas: acciones y actitudes resultantes
entre el contacto entre personas y grupos.
-
No sólo los trabajadores, sino la familia puede
influir en la producción.
-
El personal no constituye una constante en el sistema.
Cualquier innovación o cambio produce invariable e inconscientemente una
reacción en el personal.
-
El nivel de la producción es resultante de la
integración social (a mayor integración, mayor será su capacidad productiva),
no de la capacidad física o fisiológica.
Este experimento
permitió delinear los principios básicos de la escuela de las relaciones
humanas. Conclusiones:
El nivel de producción depende de la integración
social (segunda fase): El nivel de producción no está determinado por la
capacidad física o fisiológica del trabajador (teoría clásica), sino por las
normas sociales y las expectativas que lo rodean. Su capacidad social establece
su nivel de competencia y de eficiencia.
El comportamiento social de los trabajadores (cuarta
fase): El comportamiento del individuo se apoya por completo en el grupo. Los
trabajadores no actúan ni reaccionan aisladamente como individuos. Los
individuos no podían establecer por si mismos su cuota de producción, sino que
debían dejar que la estableciera e impusiera el grupo. Ante cualquier
transgresión de las normas grupales, el individuo recibía castigos sociales o
morales de sus compañeros para que se ajustara a los estándares del grupo.
Las recompensas y sanciones sociales (cuarta fase): Los obreros que
producían muy por encima o muy por debajo de la norma socialmente determinada,
perdían el afecto y el respeto de los compañeros. El comportamiento de los
trabajadores está condicionado por normas y estándares sociales.
Para Taylor el hombre es motivado e incentivado por
estímulos saláriales y económicos. Mayo y sus seguidores creían que la
motivación económica era secundaria en la determinación del rendimiento del
trabajador. Conforme a la teoría de las relaciones humanas, a las personas las
motiva, principalmente, la necesidad de reconocimiento, aprobación social y
participación en las actividades de los grupos sociales en que conviven. De
allí surge el concepto de hombre social. Las recompensas y sanciones no
económicas influyen en el comportamiento de los trabajadores y limitan el
resultado de los planes de incentivo económico. Aunque esas recompensas
sociales son simbólicas y no materiales, inciden de manera decisiva en la
motivación y la felicidad del trabajador.
Los grupos informales (cuarta fase): En Hawthorne los
investigadores se concentraron en los aspectos informales de la organización.
La empresa paso a ser una organización social compuesta por grupos sociales
informales, cuya estructura no siempre coincide con la formal (con los
propósitos y estructura definidos por la empresa). Los grupos informales
definen sus reglas de comportamiento, sus recompensas y sanciones sociales, sus
objetivos, su escala de valores sociales, sus creencias y expectativas, y cada
participante los asimila e integra en sus actitudes y su comportamiento. La
teoría de las relaciones humanas esbozó el concepto de organización informal:
la organización se compone del conjunto de personas que se relacionan
espontáneamente entre sí.
Las relaciones humanas: En la organización
los individuos participan en grupos sociales y se mantienen en constante
interacción social. La teoría de las relaciones humanas entiende por relaciones
humanas las acciones y actitudes resultantes de los contactos entre personas y
grupos. Cada individuo es una personalidad diferenciada, e incide en el
comportamiento y las actitudes de las personas con quienes mantiene contacto y
a la vez recibe influencia de sus semejantes.
La importancia del contenido del cargo: La forma más
eficiente de división del trabajo no es la mayor especialización de éste. Mayo
verificaron que la especialización extrema (definida por la teoría clásica) no
garantiza más eficiencia en la organización. Se evidencio que la naturaleza y el
contenido del trabajo influyen en la moral del trabajador. Los trabajos simples
y repetitivos tienden a volverse monótonos y mortificantes, lo cual afecta de
manera negativa las actitudes del trabajador y reduce su eficiencia y
satisfacción.
Teoría de sistemas
Orígenes de la Teoría de sistemas
La TGS surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig
van Bertallanfy. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones
prácticas, sino producir teorías y formulaciones conceptuales para aplicaciones
en la realidad empírica. Las presuposiciones básicas de la TGS son:
A.
Existe una tendencia hacia la integración de las ciencias naturales y
sociales.
B.
Esa integración parece orientarse
rumbo a una teoría de los sistemas.
C.
La Teoría de los sistemas constituye el modo más abarcador de estudiar
los campos no físicos del conocimiento científico, como las ciencias sociales.
D.
La Teoría de los sistemas desarrolla principios unificadores que cruzan
verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas,
enfocando el objetivo de la unidad de la ciencia.
E.
La Teoría de los sistemas conduce a una integración en la educación
científica.
Bertallanfy critica la visión dividida que se tiene del
mundo en diferentes áreas, como física, .química, biología, psicólogia,
sociología, etcétera. Son divisiones arbitrarias y con fronteras sólidamente
definidas, y espacios vacíos (áreas blancas) entre ellas. La naturaleza no está
dividida en ninguna de esas partes. TGS afirma que se debe estudiar a los
sistemas globalmente, involucrando a tocí.as las interdependencias de sus
partes. El agua es diferente del hidrógeno y del oxígeno que la constituyen. El
bosque es diferente de sus árboles.
La TGS se fundamenta en tres premisas básicas
que son:
a. Los sistemas existen dentro de sistemas. Cada
sistema se constituye de subsistemas y al mismo tiempo, hace parte de un
sistema más grande, el suprasistema. Cada subsistema puede ser detallado en sus
subsistemas componentes, y así en adelante. También el suprasistema hace parte
de un suprasistema aún más grande. Ese encadenamiento parece ser infinito. Las
moléculas existen dentro de tejidos, que componen a los órganos, que componen a
los organismos, y asi en adelante.
b. Los sistemas son
abiertos. Es una
consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema existe dentro de un medio ambiente constituido por otros
sistemas. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso infinito de
intercambio con su ambiente para cambiar energía e información.
c. Las funciones de un sistema dependen de su
estructura. Cada sistema tiene un objetivo o finalidad que constituye su
papel en el intercambio con otros
sistemas dentro del medio ambiente.
La Teoría de sistemas se introdujo en la
teoría administrativa por varias razones:
a. La necesidad de una síntesis e integración de las
teorías que la precedieron, esfuerzo intentado sin mucho éxito por las teorías
estructuralista y conductual. Todas las teorías anteriores tenían un punto
débil: el micro enfoque. Estas teorías lidiaban con muy pocas variables de la
situación total y se reducían a algunas variables impropias y que no tenían
tanta importancia en administración.
b. La cibernética permitió el desarrollo y la
operacionalización de las ideas que convergían para una Teoría de sistemas
aplicada a la administración.
c. Los resultados exitosos de la aplicación de la teoría
de sistemas en las demás ciencias:
Concepto de sistemas
La
palabra .sistema denota un conjunto de elementos interdependientes e
interactuantes o un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado.
Sistema es un conjunto o combinaciones de cosas o partes formando un todo
unitario.
Características de los sistemas
Los sistemas presentan características propias. El
aspecto más importante del concepto de sistema es la idea de un conjunto de
elementos interconectados para formar un todo. El todo presenta propiedades y
características propias que no se encuentran en ninguno de los elementos
aislados. Es a lo que llamamos emergente sistémico: una propiedad o
característica que existe en el sistema como un todo y no existe en sus
elementos en partícular. Las características del agua son totalmente diferentes
del hidrógeno y del oxígeno que la forman.
De la definición de Bertalanffy,s según la cual el
sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, del cual se
derivan dos conceptos: el de propósito (u objetivo) y el de globalización (o
totalidad). Esos dos conceptos retratan dos características básicas del
sistema.
-
Propósito u objetivo
- Globalización
o totalidad.
Varios conceptos de sistemas
-
Sistema es un conjunto de
elementos en interacción recíproca.
-
Sistema es un conjunto de partes reunidas que se relacionan entre sí
formando una totalidad.
-
Sistema es un conjunto de elementos interdependientes, cuyo resultado
final es mayor que la suma de 1os resultados que esos elementos tendrían si
operaran de forma aislada.
-
Sistema es un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes
para alcanzar un objetivo o finalidad.
-
Sistema es un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado
cuyas características son diferentes de las características de las unidades.
-
Sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de
cosas o partes, formando un todo complejo o unitario orientado hacia una
finalidad.
Tipos de sistemas
Existe
variedad de sistemas y varias tipologías para clasificarlos. Los tipos de
sistemas son:
1.
En cuanto a su constitución, los sistemas pueden Ser físicos o abstractos:
a.
Sistemas físicos o concretos. Se componen de equipos, maquinaria, objetos y cosas
reales. Se denominan hardware. Pueden describirse en términos
cuantitativos de desempeño.
b.
Sistemas abstractas o conceptuales. Se componen de conceptos, filosofías, planes,
hipótesis, ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que
muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas. Se denominan software.
2.
En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:
a.
sistemas cerrados. No presentan intercambio con el medio ambiente que los circunda, pues
son herméticos a cualquier influencia ambiental. Siendo así, no reciben
influencia del ambiente ni influyen en él. No reciben ningún recurso externo y
nada producen que sea enviado hacia afuera. En rigor, no existen sistemas
cerrados en la acepción exacta del término. La denominación sistemas cerrados
se da a los sistemas cuya conducta es determinística y programada y que operan
con pequeño y conocido intercambio de materia y energía con el medio ambiente.
También el término se utiliza para los sistemas estructurados, en donde los
elementos y las relaciones se combinan de forma peculiar y rigida produciendo
una salida invariable. Son los llamados sistemas mecánicos, como las máquinas y
los equipos.
b.
Sistemas abiertos. Presentan relaciones de intercambio con el ambiente por medio de
innumerables entradas y salidas. Los sistemas abiertos cambian materia y
energía regularmente con el medio ambiente. Se adaptan, para sobrevivir deben
reajustarse' constantemente a las condiciones del medio, Mantiene un juego
recíproco con el ambiente y su estructura se optimiza cuando el conjunto de
elementos del sistema se organiza a través de una operación de adaptación. La
adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de autoorganización.
Parámetros de los sistemas
El sistema se caracteriza por parámetros. Son constantes
arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción
dimensional de un sistema o componente del sistema. Los parámetros de los
sistemas son: entrada, salida, procesamiento, retroalimentación y ambiente.
1.
Entrada o
insumo (input) es la fuerza o impulso de arranque o de partida del
sistema que provee material o energía o información para la operación del
sistema. Recibe también el nombre de importación.
2.
Salida o producto o resultado (output) es
la consecuencia para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema.
Los resultados de un sistema son las salidas. Ésas deben ser congruentes
(coherentes) con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son
finales (concluyentes), mientras que los resultados de los subsistemas son
intermediarios. Recibe el nombre de exportación.
3.
Procesamiento o procesador o transformador es el mecanismo de conversión
de las entradas en salidas. El procesador está empeñado en la producción de un
resultado. El procesador puede representarse por la caja negra: en ella entran
los insumas y de ella salen los productos.
4.
Retroalimentación, retroinformación o alimentación de retorno: es la función de sistema que compara la
salida con un criterio o estándar previamente establecido. La retroacción tiene
por objetivo el control, o 'sea, el estado de un sistema sujeto a un monitor.
Monitor es una función de guia, dirección y acompañamiento, Así; la retroacción
es un subsistema planeado para "sentir" la salida (registrando su
intensidad o calidad) y compararla con un estándar o criterio preestablecido
para mantenerla controlada dentro de aquel estándar o criterio evitando
desviaciones. La retroacción tiene como objetivo mantener el desempeño de
acuerdo con el estándar o criterio seleccionado.
5. Ambiente es el medio que envuelve externamente el sistema.
El sistema abierto recibe sus entradas del ambiente, las procesa y efectúa
las salidas al ambiente, de tal forma que existe entre ambos, sistema y
ambiente, una constante interacción. El sistema y el ambiente se encuentran
interrelacionados e interdependientes. Para que el sistema sea viable y sobreviva,
éste debe adaptarse al ambiente por medio de una constante interacción. Así, la
viabilidad o la supervivencia de un sistema depende de su capacidad para
adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente
externo. El ambiente sirve como fuente de energía, materiales e información al
sistema. Como el ambiente cambia continuamente, el proceso de adaptación del
sistema debe ser sensitivo y dinámico, Ese enfoque "ecológico" indica
que el ambiente puede ser un recurso para el sistema como puede también ser una
amenaza a su supervivencia.
Otra forma de definir los elementos
- Insumos o influjos: abastecen al sistema de los necesarios para cumplir su misión.
- Proceso: transformación de los insumos de acuerdo con los métodos propios de la tecnología del sistema.
- Producto: es resultado del proceso y un insumo de otros sistemas.
- Retroalimentación: es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el producto de un sistema previo o la respuesta de su medio ambiente, cuando este ha recibido un producto del sistema.
- Insumos y unidad de entrada: los insumos son todos los alimentadores de un sistema, y la unidad de entrada es por donde se reciben los insumos.
- Unidad de proceso: organiza y transforma de acuerdo con la finalidad del sistema: comprende los siguientes subsistemas:
- Unidad de dirección o subsistema gerencial: estos son la toma de decisiones y un sistema y conducirlo hacia un fin preestablecido.
- Unidad de control: es cuando no se cumplen los requisitos este se encarga de señalar la ocurrencia de las desviaciones mediante mecanismos específicos con el fin de que se corrija la marcha del proceso.
- Unidad de alarma: señala algo que se ha salido fuera de su normalidad.
- Unidad de memoria: retiene y recuerda el pasado, al igual que ir dejando huella de lo acontecido.
- Los productos de salida son los bienes materiales o inmateriales que genera el sistema. La unidad de salida es el medio por el cual se entregan los productos resultantes del proceso.
- Unidad de retroalimentación es la respuesta del medio que le permite a la empresa avaluarse en relación a la aceptación de sus productos.
Principios en que se sustenta la teoría de sistemas
1. Los sistemas existen dentro de otros sistemas
2.
Los sistemas son abiertos
3. Las funciones de un sistema dependen de su
estructura
El sistema abierto
El sistema abierto se caracteriza por un intercambio de
transacciones con el ambiente y se conserva constantemente en el mismo estado
(autorregulación) a pesar de que la materia y la energía que lo integran se
renuevan constantemente (equilibrio dinámico u homeostasis).
El organismo humano, por ejemplo, no puede considerarse
mera aglomeración de elementos separados, más bien un sistema definido que
posee integridad y organización. Así, el sistema abierto (como el organismo)
recibe influencia del medio ambiente e influye sobre él, alcanzando un- estado
de equilibrio dinámico en ese medio, El modelo de sistema' abierto es un
complejo de elementos en interacción e intercambio continuo con el ambiente.
Por esa razón, el enfoque sistémico provocó profundas repercusiones en la
teoría administrativa.
Existen
diferencias fundamentales entre los sistemas abiertos:
1. El sistema abierto se encuentra en constante
interacción dual con el ambiente. Dual, en el sentido de que influye en él y
también recibe influencia. Actúa al mismo tiempo, como variable independiente y
como variable dependiente del ambiente. El sistema cerrado no interactúa con el
ambiente.
2.
El sistema abierto tiene la capacidad de crecimiento, cambio, adaptación
al ambiente y hasta autorreproducción bajo ciertas estas condiciones
ambientales. El sistema cerrado no tiene esta capacidad. Por lo tanto, el
estado actual, final o futuro del sistema abierto no es, necesaria ni
rígidamente, condicionado por su estado original o inicial porque el sistema
abierto tiene reversibilidad. Mientras el estado actual y futuro o final del
sistema cerrado será siempre su estado original o inicial.
3.
Es contingencia del sistema abierto competir con otros sistemas, lo que
no ocurre con el sistema cerrado.
La organización como sistema abierto
El concepto de sistema abierto es perfectamente aplicable
a la organización empresarial. La organización es un sistema creado por el
hombre y mantiene una dinámica interacción con su medio ambiente, sean
clientes, proveedores, la competencia, entidades sindicales, órganos gubernamentales
y otros agentes externos, influye sobre el medio ambiente y recibe influencia
de él. Además, es un sistema integrado por diversas partes o unidades
relacionadas entre sí, que trabajan en armonía unas con las otras, con la
finalidad de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de
sus participantes.
En suma, el sistema abierto "puede entenderse como
un conjunto de partes en constante interacción e interdependencia,
constituyendo un todo sinérgíco (el todo es mayor que la suma de las partes),
orientado hacia determinados propósitos (conducta teológica orientada hacia
fines) y en permanente relación de interdependencia con el ambiente (entendida
como la doble capacidad de influenciar el medio externo y ser por él
influenciado)
El enfoque sistemático de la empresa y las
organizaciones sociales en general son de vital importancia. Ello permite
evaluar, diagnosticar, a la empresa en sus insumos, procesos, productos; medir
su productividad en relación con el consumo de sus insumos y el producto
logrado; conocer la fase del proceso es la que da mayor valor agregado al
consumidor y generadora de mayor utilidad a la empresa. Los sistemas son
fuertes en medida en que minimizan sus productos.
Características de la organización como
sistema abierto
Las
organizaciones poseen las características de sistemas abiertos, que son
1. Comportamiento probabilístico y no
determinista: Como todos los sistemas sociales, las organizaciones son sistemas
abiertos afectados por cambios en sus ambientes y que se denominan variables
externas. El ambiente incluye variables desconocidas e incontrolables. Por esa
razón, las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no
determinísticas y su comportamiento no es totalmente previsible. Las
organizaciones son complejas y responden a muchas variables ambientales que no
son totalmente comprensibles
2.
Las organizaciones como parte de una sociedad mayor, constituida de
partes menores: Las organizaciones se observan como sistemas dentro de
sistemas. Los sistemas son "complejos de elementos colocados en
interacción." Ese enfoque incide más sobre las relaciones entre los
elementos que interactúan cuya relación produce una totalidad que no puede
comprenderse mediante el simple análisis de las partes por separado.
3.
Interdependencia de las partes: La organización es un sistema social
cuyas partes son independientes pero interrelacionadas. "El sistema
organízacional comparte con los sistemas biológicos la propiedad de
interdependencia de sus partes, de forma que el cambio en una de las partes
provoca impacto sobre las otras. La .organización no es un sistema mecánico en
el cual una de las partes puede ser cambiada sin un efecto concomitante sobre
las otras partes. Debido a la diferenciación provocada por la división de
trabajo, las partes necesitan ser coordinadas a través de medios de integración
y de control.
4.
Homeostasis O "estado de equilibrio" La organización alcanza
un estado firme, es decir, un estado de equilibrio, cuando satisface dos
requisitos: la unidireccionalidad y el progreso.
5.
Frontera o límite: Frontera es la línea que demarca y define lo que se
encuentra adentro y lo que se encuentra afuera del sistema o subsistema. No
siempre la frontera existe físicamente. Los sistemas sociales tienen fronteras
que se superponen. Un individuo X puede ser miembro de dos organizaciones,
concomitantemente: los sistemas A y B. Las organizaciones tienen fronteras que
las diferencian de los ambientes. Las fronteras varían en cuanto al grado de
permeabilidad: son líneas de demarcación que pueden dejar pasar mayor o menor
intercambio con el ambiente. Las transacciones entre organización y ambiente se
hacen por los elementos situados en las fronteras organízacionales, es decir,
en la periferia de la organización. La permeabilidad de las fronteras define el
grado de abertura del sistema en relación al ambiente. Es por medio de la
frontera que existe la interfaz. Interfaz es el área o canal entre los diferentes
componentes de un sistema a través del cual la información se transfiere o el
intercambio de energía, materia o información se lleva a cabo.
6.
Morfogénesis: A diferencia de los sistemas mecánicos e incluso de los
sistemas biológicos, el sistema organizacional tiene la capacidad de
modificarse a sí mismo y su estructura básica: es la propiedad morfogénica de
las organizaciones, considerada por Buckley característica que identifica a las
organizaciones. Una máquina no puede cambiar sus engranajes y un animal no
puede crearse otra cabeza, sin embargo, la organización puede modificar su
constitución y estructura por un proceso cibernético, por medio del cual sus
miembros comparan los resultados deseados con los resultados obtenidos y
detectan los errores que deben corregirse para modificar la situación.
7. Resistencia: En lenguaje científico, la
resistencia es la capacidad de superar el disturbio impuesto por un fenómeno
externo. Corno sistemas abiertos, las organizaciones tienen capacidad de
enfrentar y superar perturbaciones externas provocadas por la sociedad sin que
desaparezca su potencial de autoorganízación. La resistencia: determina el
grado de defensa o de vulnerabilidad del sistema a presiones ambientales
externas. Eso implica que cuando una organización presenta elevada resistencia
a los intentos de restaurar los modelos tradicionales y burocráticos sufren
fuerte resistencia al avance de la innovación y del cambio.
Modelos de organización
Existen
varios modelos que explican a la organización como un sistema abierto.
Abordaremos tres de ellos: el modelo Schein, Katz y Kahn y el modelo
socio-técnico
1.
Modelo de Schein
Schein propone algunos aspectos que la Teoría de
sistemas considera en la definición de organización:
-
La organización es un sistema abierto, en constante
interacción con el medio, recibiendo materia prima, personas, energía e
informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en productos y servicios que
se exportan al medio ambiente.
-
La organización es un sistema con objetivos o funciones múltiples que involucran
interacciones múltiples con el medio ambiente.
-
La organización es un conjunto de subsistemas en interacción
dinámica unos con otros. Se debe analizar el comportamiento de los subsistemas
en lugar de enfocar los comportamientos individuales.
-
Los subsistemas son mutuamente dependientes y los cambios que ocurren en uno de ellos
afecta el comportamiento de los otros.
-
La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas. El
funcionamiento de la organización no puede ser comprendido sin considerar las
demandas impuestas por el medio ambiente.
-
Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen
difícil la clara definición de las fronteras organizacionales.
2.
Modelo de Katz y Kahn
Katz y Kahn desarrollaron un modelo de organización por
medio de la aplicación de la teoría de los sistemas a la Teoría administrativa.
En el modelo propuesto, la organización presenta las características típicas de
un sistema abierto.
a. La organización como un sistema abierto
La
organización es un sistema abierto que presenta las siguientes características:
1.
Importación (entradas). La organización recibe insumos del ambiente y depende de suministros
renovados de energía de otras instituciones o de personas. Ninguna estructura
social es autosuficiente o autocontenida.
2.
Transformación (procesamiento). Los sistemas abiertos transforman la energía recibida. La organización
procesa y transforma sus insumas en productos acabados, mano de obra
capacitada, servicios, etcétera. Esas actividades acarrean alguna
reorganización de las entradas.
3.
Exportación (salidas). Los sistemas abiertos exportan sus productos, servicios o resultados
para el medio ambiente.
4.
Los sistemas son ciclos
de eventos que se repiten. "El funcionamiento del sistema
abierto consiste en ciclos recurrentes de importación (transformación -
exportación). La importación y la exportación son transacciones que involucran
el sistema y sectores de su ambiente inmediato, mientras la transformación es
un proceso contenido dentro del propio sistema. Las organizaciones reciclan
constantemente sus operaciones a lo largo
del
tiempo.
5.
Entropía negativa. La
entropía es un proceso por el cual. todas las formas organizadas tienden al
agotamiento, a la desorganización, a la desintegración y, al final, a la
muerte. Para sobrevivir, los sistemas abiertos necesitan moverse para detener
el proceso entrópico y reabastecerse de energía, manteniendo indefinidamente su
estructura organizacional. Es un proceso reactivo de obtención de reservas de
energía que recibe el nombre
de
entropía negativa o negentropía.
6.
Infomració como insumo, retroalimentación negatriva y proceso de codificación. Los sistemas abiertos reciben insumes, como
materiales o energía, que se transforman o procesan. Reciben también entradas
de carácter informativo, que proporcionan señales a la estructura sobre el
ambiente y sobre su propio funcionamiento en relación a él.
7.
Estado de equilibrio y Homeostasis dinámica. El sistema abierto mantiene una cierta
constancia en el intercambio de energía importada y exportada del ambiente,
asegurando su carácter organizacional y evitando el proceso entrópico. Así, los
sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un
influjo continuo de energía del ambiente externo y una exportación continua de
los productos del sistema, sin' embargo el cociente de intercambios de energía
y las relaciones entre las partes siguen los mismos. El estado de equilibrio se
observa en el proceso homeostático que regula la temperatura del cuerpo: las
condiciones externas de temperatura y humedad pueden variar, pero la
temperatura del cuerpo permanece. La tendencia más sencilla del estado de
equilibrio es la homeostasís y su principio básico es la preservación del carácter
del sistema: el equilibrio casi estacionario propuesto por Lewin. Según ese
concepto, los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del
crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en sus estructuras. Los
altos y bajos de ese ajuste continuo no siempre traen el sistema de regreso a
su nivel primitivo. Así, los sistemas vivos presentan un crecimiento o
expansión, en la cual maximizan su carácter básico, importando más energía de
la necesaria para su salida con la finalidad de garantizar su supervivencia y
obtener algún margen de seguridad además del nivel inmediato de existencia.
8.
Diferenciación. La
organización, como sistema abierto, tiende a la diferenciación, es decir, a la
multiplicación y a la elaboración de funciones, lo que le trae también
multiplicación de papeles y diferenciación interna. Los estándares difusos y
globales se sustituyen por funciones especializadas, jerarquizadas y
diferenciadas. La diferenciación es una tendencia para la elaboración de
estructura.
Equifinalidad.
Los sistemas
abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad: un sistema puede
alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo resultado final, partiendo de
diferentes condiciones iniciales. En la medida en que los sistemas abiertos
desarrollan mecanismos reguladores (homeostasis) de sus operaciones, la
cantidad de equifinalidad se reduce. Sin
embargo, la equifinalidad permanece: existe más de una forma de que el sistema
produzca un determinado resultado, o sea, existe más de un camino para alcanzar
un objetivo. El estado estable del sistema puede ser alcanzado a partir de
condiciones iniciales diferentes y por medios diferentes.
Las organizaciones constituyen una clase de sistemas
sociales, los cuales constituyen una clase de temas abiertos. Como tal; las
organizaciones propiedades peculiares y comparten las propiedades de los
sistemas abiertos, como entropía negativa, retroalimentación, homeostasis,
diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos no están en reposo y ni siquiera
son estáticos, pues tienden a la elaboración' y a la diferenciación
b. Características de primer orden
Las
características de las organizaciones como sistemas sociales son las
siguientes:
1.
Los sistemas sociales
no tienen limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están
vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, de recursos materiales,
de fábricas y de otros artefactos, sin embargo esos elementos no se encuentran
en interacción natural entre sí. El sistema social es independiente
de cualquier parte física, pudiendo aliviarla o sustituirla, pues representa la
estructuración de eventos o acontecimientos y no la estructuración
de partes físicas. Mientras los sistemas físicos o biológicos tienen
estructuras anatómicas que pueden ser identificadas (como automóviles u
organismos), los sistemas sociales no se pueden representar por modelos
físicos. Existe una enorme diferencia entre la estructura socialmente
planeada del sistema social y la estructura física de la máquina o del
organismo humano y del sistema físico biológico.
2:
Los sistemas sociales necesitan de entradas de mantenimiento y de
producción. Las entradas de mantenimiento son importaciones de la energía que
sustenta el funcionamiento del sistema, mientras las entradas de producción son
las importaciones de la energía que se procesa para proporcionar un resultado
productivo. Las entradas de producción incluyen las motivaciones que atraen a
las personas y las mantienen trabajando dentro del sistema social.
3.
Los sistemas sociales tienen la naturaleza planeada. Son sistemas
inventados por el hombre y, por lo tanto, imperfectos. Éstos se basan en
actitudes, creencias, percepciones, motivaciones, hábitos y expectativas
de las personas. A pesar de la rotación del personal, presentan constancia en
los estándares de relaciones.
4.
Los sistemas sociales presmtaJ1 mayor variabilidad que los sistemas
biológicos. Por esa razón, los sistemas sociales necesitan utilizar fuerzas de
control para reducir la variabilidad y la inestabilidad de las acciones
humanas, situándolas en estándares uniformes y dignos de confianza por parte
del sistema social.
5.
Las funciones, las normas y los valores son los principales componentes del sistema
social. Las funciones describen las formas de comportamiento asociado a
determinadas tareas a partir de los requisitos de la tarea y constituyen formas
estandarizadas de conducta, requeridas de las personas que desempeñan las
tareas. Las normas son expectativas generales con carácter de exigencia,
alcanzando a todos los involucrados del desempeño de función. Valores son las
justificaciones y aspiraciones ideológicas más generalizadas. Así, las
conductas de función de los miembros, las normas que prescriben y sancionan
esas conductas y los valores en que las normas se encuentran implantadas
constituyen las bases sociopsicológicas de los sistemas sociales para
garantizar su integración.
6.
Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizando de funciones: representan un estándar de funciones
interconectadas que definen formas de actividades prescritas o
estandarizadas. Las reglas definen la conducta esperada de las personas
en el sistema y son explicitamente formuladas. Para la imposición de las reglas
existen las sanciones.
7.
El concepto de inclusión parcial: la organización utiliza
únicamente los conocimientos y las habilidades de las personas que le son
importantes. Los otros aspectos de las personas son simplemente ignorados. ASÍ,
la organización no requiere ni solicita a la persona por entero. Las personas
pertenecen a muchas organizaciones y ninguna es capaz de obtener el pleno
empeño de sus personalidades. Las personas se incluyen apenas parcialmente en
las organizaciones.
8.
La organización en relación a su medio ambiente: el funcionamiento organizacional debe ser
estudiado en relación a las transacciones Con el medio ambiente. Esa relación
involucra los conceptos de sistemas, subsistemas y supersistemas: los sistemas
sociales, como sistemas abiertos, dependen de otros sistemas sociales. Su
caracterización como subsistemas, sistemas o supersistemas depende del grado de
autonomía en la ejecución de sus funciones.
c. Cultura y clima organizacionales
Katz y Kahn enfatizan que "cada organización crea su
propia cultura con sus propios tabues, usos y costumbres. La cultura del
sistema refleja las normas y los valores del sistema formal y su
reinterpretación por el sistema informal, así como sucede con las disputas
internas y externas de las personas que la organización atrae, sus procesos de
trabajo y distribución física, las modalidades de comunicación y el ejercicio
de la autoridad dentro del sistema. Así como la sociedad tiene una herencia
cultural, las organizaciones sociales poseen estándares distintivos de
sentimiento y creencias colectivas, que se transmiten a los nuevos
miembros"
d. Dinámica del sistema
Para que puedan mantenerse, las organizaciones sociales
recurren a la multiplícación de mecanismos, pues les falta la estabilidad
intrínseca de los sistemas biológicos. Así, las organizaciones sociales crean
mecanismos de recompensas con la finalidad de vincular a sus miembros al
sistema, establecen normas y valores para justificar y estimular las
actividades requeridas y las estructuras de autoridad para controlar y dirigir
el comportamiento organizacional.
e. Concepto de eficacia organizacional
"Como sistemas abiertos, las organizaciones
sobreviven mientras sean capaces de mantener geneantropía, es decir, la
importación bajo todas las formas, de cantidades mayores de energía de la que
se devuelve al ambiente como producto. La razón es obvia. Una parte de la
entrada de energía en una organización es invertida directamente y objetivada
como salida organizadonal Sin embargo, una parte de la entrada recibida se
consume por la organización. Para hacer el trabajo de transformación, la propia
organización necesita ser creada, recibir energía para ser mantenida y dichos
requisitos se reflejan en la inevitable pérdida de energía entre la entrada y la
salida."
f. Organización como sistema de papeles
Papel
es el conjunto de actividades solicitadas de un individuo que ocupa una
determinada posición en una organización
Los
requisitos pueden ser obvios al individuo debido a su conocimiento de la tarea
o del proceso técnico, o le pueden ser comunicados por los miembros de la
organización que solicitan, o dependen de su conducta en el papel para que
puedan atender a las expectativas de sus propios cargos. Así, la organización
consiste en papeles o aglomerados de actividades esperadas de los individuos y
que se superponen. La organización es una .estructura de papeles. Mejor aún, un
sistema de papeles.
3.
Modelos sociotécnicos de Tavistock
El modelo sociotécnico de Tavistock se propuso por
sociólogos y psicólogos del Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock. Para
ellos, la organización es un sistema abierto en interacción constante con su
ambiente. Más que eso, la organización es un sistema sociotécnico estructurado
sobre dos subsistemas:
A-
Subsistema técnico. Que comprende las tareas que serán desempeñadas, las instalaciones
físicas, los equipos e instrumentos utilizados, las exigencias de la tarea, las
utilidades y técnicas operacionales, el ambiente físico y la forma en cómo
estas acomodados, así como la operación de las tareas. En suma, el subsistema
técnico involucra la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el responsable
por la eficiencia potencial de la organización.
B-
Subsistema social. Que comprende a las personas, sus características físicas y
psicológícas, las relaciones sociales entre los individuos ercargados de la
ejecución de la tarea, así como las exigencias de las organizaciones formal e
informal en la situación de trabajo. El subsistema social transforma la
eficiencia potencial en eficiencia real.
Apreciación crítica de la teoría de sistemas
De todas las teorías administrativas, la Teoría de
sistemas es la menos criticada, por el hecho de que la perspectiva sistémica
parece concordar con la preocupación estructural y funcionalista típica de las
ciencias sociales de los países capitalistas de hoy, La Teoría de sistemas
desarrolló los conceptos de los estructuralistas y conductistas, poniéndose a
salvo de sus críticas. Una apreciación crítica de la Teoría de sistemas revela
los siguientes aspectos:
1. Confrontación entre teorías de sistema
abierto y de sistema cerrado
El concepto de sistemas tiene su origen en las
disciplinas científicas (como biología, sociología, etcétera), Esas tienen un
denominador común: el llamado sistema abierto, que describe las acciones
e interacciones de un organismo en un ambiente, Los sistemas abiertos
intercambian energía e información con sus ambientes y son por ellos
influenciados, El enfoque de sistema abierto trajo una nueva y moderna
concepción para la administración, a partir de los siguientes aspectos:
a.
La naturaleza esencialmente dinámica del ambiente entra en conflicto con
la tendencia esencialmente estática de la organización, Ésa se constituye para
autoperpetuarse o, en la peor de las hipótesis, para autoperpetuar su
estructura, criterios, métodos y metas y no para cambiar esos elementos de
acuerdo con las transformadores ocurridas en el ambiente.
b.
Un sistema organizacional rígido no puede sobrevivir en la medida en que
no consigue responder de forma eficaz a los cambios continuos y rápidos del
ambiente,
c.
Para garantizar su viabilidad, la organización como sistema abierto
(como un club, hospital o gobierno) ofrece al ambiente los productos que
necesita y, si es el caso, crea en él la necesidad de dichos productos, pues
únicamente así garantiza la absorción de los productos y la provisión de
insumos.
d.
El sistema necesita de constante y apurada información del ambiente
sobre su naturaleza, sobre la calidad y la cantidad de los insumas disponibles
y sobre la eficacia o adecuación de los productos o respuestas de la organización
al ambiente. En una palabra, el sistema requiere constante, apurada y rápida
retroalimentación, pues la continua oferta de productos innecesarios
repercutirá, a medio plazo, en la reducción de los insumas o de los recursos,
reduciendo la capacidad de la organización de autosustentarse y alcanzar sus
propósitos.
Carácter integrador y abstracto de la teoría
de sistemas
La Teoría de sistemas es demasiado abstracta y conceptual
y, por lo tanto, de difícil aplicación a situaciones gerenciales prácticas."
A pesar de predominar en la teoría administrativa y tener "una
aplicabilidad general a la conducta de diferentes tipos de organizaciones e
individuos en diferentes medios culturales"," el enfoque sistémico es
una teoría general que cubre ampliamente todos los fenómenos organizacionales,
Ella es una teoría general de las organizaciones y de la administración,'! una
síntesis integradora de los conceptos clásicos, neoclásicos, estructuralistas y
conductistas. Algunas variables nuevas se estudiaron en ese contexto. A pesar
de que el esquema general de ese enfoque parezca completo en su totalidad,
muchos detalles de la teoría aún se encuentran en la posibilidad de ser
estudiados e investigados." Los campos de la cibernética y de la teoría de
los sistemas prácticamente se fundieron, pues el campo principal de aplicación
teórica de ambas son los sistemas. En verdad, la cibernética es una Teoría de
sistemas cuyos fundamentos son la comunicación (tanto la circulación de
información entre el sistema y el ambiente, como internamente dentro del
sistema) y el control (o la regulación del funcionamiento del sistema en
función del ambiente).
Teoría situacional o contingencial de la administración
La teoría situacional enfatiza que no existe
nada en absoluto en las organizaciones o en la teoría administrativa, todo es
relativo, todo depende. El enfoque contingencial explica que existe una
relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas
administrativas apropiadas para el alcance eficaz de los objetivos de la
organización. Las variables ambientales, son variables independientes, mientras
las técnicas administrativas son variables dependientes dentro de una relación
funcional. En realidad no existe una casualidad directa entre esas variables
independientes y dependientes, pues el ambiente no hace que las
técnicas administrativas ocurran. Así en lugar de una relación de causa y
efecto entre variables independientes del ambiente y variables administrativas
dependientes, existe una relación funcional entre ellas. Esa relación funcional
es del tipo, si entonces, y puede llevar al alcance eficaz de los objetivos de
la organización.
Orígenes de la teoría situacional
·
Surge a partir de investigaciones que buscaban
verificar cuáles eran los modelos de estructuras organizacionales más eficaces
en determinadas empresas.
·
Se buscaba confirmar si la aplicación de la teoría
clásica, en aspectos como: La división del trabajo, la amplitud de control, la
jerarquía etc., eran lo que las hacia eficientes.
·
El resultado concluyo de que la estructura de una
organización y su funcionamiento, dependen de la interfaz con el ambiente
externo. “No existe una manera única y mejor de organizar”.
·
Estas investigaciones y estudios fueron situacionales,
demostrando que el funcionamiento varía según su contexto o ambiente, cuyas
condiciones son dictadas “desde afuera de la empresa”
La Teoría situacional surgió a partir de varias
investigaciones hechas para verificar los modelos de estructuras
organizacionales más eficaces en determinados tipos de empresas. Esas
investigaciones pretendían confirmar si
las organizaciones más eficaces seguían presuposiciones de la Teoría clásica,
como división del trabajo, amplitud de control, jerarquía de autoridad,
etcétera. Los resultados de las investigaciones llevaron a una nueva concepción
de organización: la estructura: de la organización y su funcionamiento son
dependientes de la interfaz con el ambiente externo. Verificaron que no existe
una única y mejor forma (the best way) de organizar
Investigación de Chandler
sobre estrategia y estructura organizacional
Chandler llevó a cabo una investigación
histórica sobre los cambios estructurales de cuatro grandes empresas americanas
(DuPont, General Motors, Starndar Oil Co. de New Jersey y Sears Roebuck &
Co.) relacionándolas con la estrategia de negocios para demostrar cómo la
estructura de esas empresas había sido continuamente adaptada y ajustada a su
estrategia. La estructura organizacional corresponde al diseño de la
organización, es decir r, a la forma
organizacional que la organización asumió para integrar sus recursos, mientras
la estrategia corresponde al plan global de asignación de recursos para atender
a las demandas del ambiente. Para Chandler, las grandes organizaciones pasaron
por un proceso histórico que involucró cuatro etapas distintas.
1. Acumulación de recursos. Iniciada' después de la Guerra de la Secesión
americana (1865), con la expansión de la red de ferrocarriles que provocó un
fortalecimiento del mercado de fierro y acero y el moderno mercado de
capitales. La migración rural y el inicio de la inmigración europea delinean la
característica principal del. periodo que es el rápido crecimiento urbano
facilitado por las vías de ferrocarril. En esa etapa, las empresas prefirieron
ampliar sus instalaciones de producción en lugar de organizar una red de distribución.
La preocupación con las materias primas favoreció el crecimiento de los órganos
de compra y la adquisición de empresas proveedoras que detenían el mercado de
materias primas. De donde surge el control por integración vertical que
permitió la economía en escala.
2. Racionalización del uso de los recursos. Se inició en pleno periodo de la integración
vertical. Las empresas verticalmente integradas se hicieron grandes y
necesitaban organizarse, pues acumularon más recursos (instalaciones y
personal) de lo que realmente necesitaban. Los costos necesitaban ser
contenidos por medio de una estructura funcional con clara definición de lineas
de autoridad y comunicación. Las utilidades dependían de la racionalización de
la empresa y su estructura debería adecuarse a las oscilaciones del mercado. Para
reducir riesgos de fluctuaciones del mercado, las empresas empezaron a enfocar
la planeación (planeación y control de .la producción, determinación de plazos
de entrega), la organización (creación de departamentos funcionales) y la
coordinación (relación entre fabricación e ingeniería, diseño de producto y
comercialización, compras y fabricación).
3. Continuación del crecimiento. La reorganización general de las empresas en
la segunda etapa permitió el aumento de eficiencia en las ventas, compras,
producción y distribución, reduciendo las diferencias de costos entre las
varias empresas. Con eso, las utilidades bajaron, el mercado se saturaba y se
reducían las oportunidades de reducir aún más los costos. Es cuando surge la decisión
para diversificación y búsqueda de nuevos productos y nuevos mercados. Como la
vieja estructura funcional creada en la etapa anterior no se encontraba
ajustada para esa diversificación, la nueva estrategia de diversificar provocó el
surgimiento de departamentos de investigación y desarrollo (1&0),
ingeniería de producto y diseño industrial.
4. Racionalización de uso de recursos en expansión. El énfasis
se concentra en la estrategia mercadológíca para abarcar nuevas lineas de
productos y nuevos mercados. Los canales de autoridad y comunicación de la
estructura funcional inadecuados para responder a la creciente complejidad de productos
y operaciones, condujeron a la estructura dívisional departamentalizada,
General Motors y DuPont fueron pioneras en la estructura de este tipo: cada
línea de productos se administra por una división autónoma e integrada que
involucra todas las funciones de personal necesarias. Surge la necesidad de
racionalizar la aplicación de los recursos en expansión, planeación a largo plazo,
administración dirigida hacia objetivos y, evaluación del desempeño de cada
división. De un lado, descentralización de las operaciones y, del otro,
centralización de controles administrativos.
Chandler en su investigación:
- Realizó una investigación sobre los cambios estructurales de las grandes organizaciones, y las relacionó con la estrategia de negocios.
- Chandler concluyó que la estructura organizacional de estas empresas estuvo determinada por la estrategia de mercadeo.
- Los diversos ambientes obligan a que las empresas adopten nuevas estrategias.
Investigación de
Burns y Stalker sobre organizaciones
Tom Burns y G. M. Stalker,' dos sociólogos,
investigaron industrias inglesas para verificar la relación entre prácticas
administrativas y ambiente externo de esas industrias. Se encontraron con
diferentes procedimientos administrativos en las industrias y las clasificaron
en dos tipos: organizaciones "mecanicístas" y "orgánicas"
- Investigaron en 20 empresas Inglesas, verificando la relación existente entre las prácticas administrativas y el ambiente externo de esas empresas.
- Clasificaron las empresas en dos tipos: Empresas “mecanicistas” y Empresas “orgánicas”.
Investigación de Burns y Stalker sobre organizaciones
mecanicistas y orgánicas
1. Sistemas
Mecanicistas:
- Estructura organizacional: burocrática, permanente, rígida y definitiva.
- Autoridad: Basada en la Jerarquía y en la órdenes.
- Diseño de cargos y de tareas: Definitivo. Cargos estables y definidos. Funcionarios o empleados especialistas y univalentes.
- Proceso decisorio: Decisiones centralizadas en la cúpula de la organización.
- Comunicaciones: casi siempre verticales.
- Confianza depositada en: Normas y reglamentos formalizados por escrito e impuestos por la empresa.
- Principios predominantes: principios generales de la teoría Clásica.
- Ambiente: estable y permanente.
2. Sistemas orgánicos
- Estructura organizacional: Flexible, variable, adaptable y transitoria.
- Autoridad: Basada en el conocimiento y en la consultoría.
- Diseño de cargos y tareas: Provisional. Cargos variables, redefinidos constantemente. Funcionarios o empleados polivalentes.
- Proceso decisorio: decisiones descentralizadas, ad hoc (aquí y ahora).
- Comunicaciones: Casi siempre horizontales.
- Confianza depositada en: Personas y comunicaciones interpersonales formales.
- Principios predominantes: Aspectos democráticos de la Teoría de la R.H.
- Ambiente: Inestable y dinámico.
Conclusiones de BURNS y STALKER
La empresa mecanicista es más apropiada en
condiciones ambientales estables y la orgánica en condiciones de cambio e
innovación.
-
El ambiente determina la estructura y el
funcionamiento de las organizaciones.
-
La sociedad del futuro será dinámica y cambiante en
extremo.
Investigación de
Lawrence y Lorsch sobre el ambiente
Lawrence y Lorsch hicieron una investigación
sobre la confrontación entre organización y ambiente que provocó la aparición
de la Teoría situacional. El nombre Teoría situacional se derivó de esa investigación.
Preocupados con las características que las empresas deben tener para
enfrentar con eficiencia las diferentes condiciones externas, tecnológicas y de
mercado, hicieron una investigación sobre diez empresas en tres diferentes
medios industriales: plásticos, alimentos empaquetados y recipientes (containers).
Los autores concluyeron que los problemas organizacionales básicos son la
diferenciación y la integración.
- Su investigación marco el surgimiento de la teoría Situacional.
- Se concluyó que los problemas básicos son la diferenciación y la integración.
Concepto de diferenciación: división de la
organización en subsistemas o departamentos.
Concepto de integración: es el proceso
opuesto a las presiones del ambiente general.
Investigación de Joan
Woodward sobre la tecnología
Joan Woodward, socióloga industrial, organizó
una investigación para evaluar si la práctica de los principios de
administración propuestos por las teorías administrativas se correlacionaban
con el éxito del negocio. La investigación involucró una muestra de 100
empresas inglesas de varios negocios, cuyo tamaño 100 a 8000 empleados, que
fueron clasificadas en grupos de tecnología de producción, que son:
- Producción unitaria o taller. La producción se hace por unidades o pequeñas cantidades, cada producto a su tiempo se modificaba en la medida en que se hacía. Los trabajadores utilizan una variedad de instrumentos y herramientas. El proceso productivo es menos estandarizado y menos automatizado. Es el caso de la producción de barcos, generadores y motores de gran tamaño, aviones comerciares, locomotoras y confecciones sobre medida.
- Producción en masa o mecanizada. La producción se hace en gran cantidad. Los operarios trabajan en línea de montaje u operando máquinas que pueden desempeñar una o más operaciones sobre el producto. Es el caso de la producción que requiere de máquinas operadas por el hombre y líneas de producción o montaje estandarizadas, como las empresas montadoras de automóviles.
- Producción en proceso o automatizada. Producción en procesamiento continuo en que uno o pocos empleados monitorizan un proceso total o parcialmente automático de producción. La participación humana es mínima. Es el caso del proceso de producción empleado en las refinerías de petróleo, en la producción química o petroquímica, en las siderúrgicas, etc
Esta socióloga estudio la correlación entre los
principios de administración de las diferentes teorías y el éxito de la
empresa. Las firmas fueron clasificadas en tres grupos: Producción o factoría
unitaria, Producción en masa o mecanizada y producción continua o automatizada.
Conclusiones de WOODWARD
- La tecnología empleada afecta el diseño organizacional.
- Hay fuerte correlación entre la estructura organizacional y la previsibilidad de las técnicas de producción.
- Existe una fuerte dependencia, entre la organización y su ambiente y la tecnología adoptada.
Basados en la investigación anterior se formula la
teoría situacional:
- No existe una manera de organizar única y mejor.
- La organización es un sistema abierto.
- Las variables organizacionales presentan una compleja interrelación entre si y con el ambiente.
- Las variables ambientales funcionan como variables independientes y las variables organizacionales dependen de aquéllas.
- Los principios de organización no son absolutos. Los aspectos normativos organizacionales deben sustituirse por el criterio de ajuste entre organización y ambiente y tecnología.
El ambiente. Es todo aquello que rodea externamente a una
organización. Es el contexto dentro del cual ésta se halla inmerso y donde la
organización mantiene transacciones e intercambios con su ambiente.
Tipología de los ambientes
Según su estructura: Homogéneo: Poca
segmentación en mercados.
Heterogéneo: Mucha segmentación en los
mercados.
Según su dinámica: Estables: Existen
pocos cambios (Ninguno).
Inestable: Muchos cambios.
Tecnología. Es un elemento desarrollado en organizaciones
y en empresas, con base en conocimientos acumulados y aplicados en la ejecución
de tareas con el fin de transformar.
La tecnología puede considerarse desde dos ángulos
diferentes:
Tecnología como variable ambiental
Tecnología como variable organizacional
Tecnología como variable ambiental: La tecnología es un
componente del medio ambiente en la medida en que las empresas adquieren y
utilizan sistemas tecnológicos creados y desarrollados por otras empresas
pertenecientes a su ambiente de tarea.
Tecnología como variable organizacional: La tecnología es un
componente organizacional en la medida en que forma parte del sistema interno
de la organización, incorporada a este y, por lo tanto influye en el y en su
ambiente de tarea.
Algunos impactos
importantes de la tecnología en nuestra sociedad es la capacidad del hombre
para:
-
Proporciona herramientas para analizar y comprender
sistemas complejos.
-
Proporciona conocimientos sobre nosotros mismos, lo
cual permite definir aspectos de la condición humana.
En algunos campos el
desarrollo tecnológico ocurre con gran rapidez causando un gran impacto en el
ambiente y en las empresas que funcionan en este como:
-
Mayor capacidad para disminuir el tiempo y la
distancia en el transporte de carga y pasajeros, mediante ferrocarriles,
automóviles, aviones, etc.
-
Mayor capacidad de generar, almacenar transportar y distribuir
energía: electricidad, energía nuclear, rayos láser, etc.
-
Mayor capacidad de diseñar y proyectar nuevos
materiales y cambiar las propiedades de los ya existentes para que satisfagan
mejor las necesidades.
-
Mecanización o automatización de los procesos físicos
para liberar el esfuerzo humano hacia otras actividades.
-
Mecanización o automatización de ciertos procesos
intelectuales hasta entonces reservados al ser.
La tecnología representa una amplia área de
aplicaciones intencionales cuyo contenido proviene de diversas ciencias.
Tecnología y ciencia van de la mano, pero no se confunden jamás. La tecnología
se diferencia de la ciencia en dos características principales: Puede ignorar
las causas de los fenómenos que utiliza y encontrarse estrechamente ligada a
preocupaciones económicas.
Las organizaciones y sus niveles
1.
Nivel institucional: Los administradores en los
diversos niveles de la empresa como Directores y Gerentes.
2.
Nivel intermedio: Jefes y Supervisores.
3.
Nivel operacional: Funcionarios y obreros.
El hombre complejo
Para le teoría de la contingencia las concepciones
anteriores al respecto de la naturaleza humana cuentan únicamente una parte de
la historia y no consideran toda la complejidad del hombre y los factores que
influyen en su motivación para alcanzar los objetivos organizacionales. En esta
teoría se propone una concepción contingencial a la cual se le denomina hombre
complejo: el hombre como un sistema complejo de valores, percepciones,
características personales y necesidades. Este hombre opera como un sistema
capaz de mantener su equilibrio interno frente a las demandas hechas por las
fuerzas externas del ambiente. Este sistema interno se desarrolla en respuesta
a la necesidad urgente del individuo por solucionar los problemas que sufren de
su confrontación con el ambiente externo, sea en familia, los amigos y en las
organización en donde actúa.
En realidad, el ser humano no es únicamente
complejo, sino variable y tiene muchas motivaciones dispuestas en una cierta
jerarquía sujeta a cambios. Los motivos se interrelacionan y se
cambian en perfiles motivacionales complejos. La motivación es un proceso y no
un evento aislado. Motivación es consecuencia no causa. El hombre es capaz de
aprender nuevas motivaciones a través de
sus experiencias y de su interacción.
El hombre es un ser transaccional, que no
solamente recibe insumos del ambiente, cómo reacciona a ellos y adopta una
posición proactiva, anticipándose y provocando cambios en su ambiente. Es
decir, el hombre es un modelo de sistema abierto.
El hombre tiene una conducta dirigida hacia
objetivos, el hombre es un sistema individual que desarrolla sus propios
estándares de percepciones, valores y motivos. Las percepciones se refieren a
la información que cada sistema individual recoge de su ambiente. Los valores
son el conjunto de creencias y convicciones sobre la realidad externa. Los
motivos son los impulsos o necesidades que se desarrollan
inconscientemente a medida en que el individuo experimenta éxito o
fracaso al dominar su ambiente. Estas tres variables, percepción,
valores y motivos se interrelacionan que en un individuo observa en
una situación es influenciado por sus valores y motivos y el desarrollo de
valores y motivos de influencias por el proceso de percepción, que determinan
cual es la información que el sistema debe recoger del ambiente.
Los sistemas individuales no son estáticos pero
se encuentran en desarrollo continuo aunque mantiene su identidad e
individual o a lo largo del tiempo. La forma por la cual un individuo se motiva
a tener una conducta en una situación es función tanto de la historia del
desarrollo de su sistema individual, como de la naturaleza del contexto
ambiental en que se encuentran.
Modelo contingencial de motivación
Los autores de la contingencia sustituyen las
tradicionales de McGregor, Maslow y de Herzberg basadas en una estructura
uniforme, jerárquica y universal de necesidades humanas por nuevas
teorías que rechazan ideas preconcebidas y que reconoce tanto las
diferencias individuales cuanto las diferentes situaciones en que las personas
se encuentran involucradas.
El hombre complejo es genérico y particular. Él
es activo y reflexivo. Más que eso, el ser humano es sujeto activo y no objeto
de acción. Fue con la teoría de la contingencia que se empezó a aceptar la
volubilidad humana dentro de las organizaciones: en lugar de seleccionar las
personas y estandarizar la conducta humana se empezó a enfatizar las diferentes
individuales y a respetar la personalidad de las personas, aprovechando y
canalizando sus diferentes habilidades y capacidades.
El modelo contingencial
propuesto por Víctor H. Vroom presenta que el nivel de productividad depende de
tres fuerzas básicas en cada individuo, que son:
-
Expectativas: son los objetos individuales, que pueden
incluir dinero, seguridad en el cargo, aceptación social, reconocimiento y una
infinidad de combinaciones de objetivos.
-
Recompensas: es la relación observada entre
productividad y alcance de los objetivos individuales.
-
Relaciones entre expectativas y recompensa: es la
capacidad observada de aumentar la productividad para satisfacer
sus expectativas con las recompensas.
Esos tres factores determinan la motivación del
individuo para producir en cualquier circunstancia en que se encuentre. El
modelo parte de la hipótesis de que la motivación es un proceso que orienta opciones
de conducta para alcanzar un determinado resultado final. Los resultados
intermedios componen una cadena de relaciones entre medios y fines. Cuando la
persona desea alcanzar un objetivo individual ella lo busca por medio de
alcance de varios resultados intermedios que funcionan como objetivos graduales
para el alcance del objetivo final.
El modelo contingencial de Vroom se basa en
objetivos graduales yen la hipótesis de que la motivación es u proceso que
gobierna elecciones entre conductas. El individuo observa las consecuencias de
cada alternativa de acciones como un conjunto de posibles
resultados que se derivan de su conducta. Esos resultados constituyen una
cadena entre medios y fines. Cuando el individuo busca un resultado intermedio,
él busca medios para alcanzar un resultado final.
El modelo propuesto
por Vroom lo desarrollo Lawler III, quien lo relaciono con el dinero, sus
conclusiones fueron las siguientes:
-
Las personas desean el dinero porque este les permite
satisfacer necesidades fisiológicas y de seguridad, como también les brinda
plenas condiciones para la satisfacción de las necesidades sociales.
-
Si las personas creen que la obtención del dinero
depende del desempeño, ellas se dedicaran a ese desempeño pues este
tendrá el valor de expectación en relación con el alcance del resultado final.
Teoría contingencial del liderazgo
El modelo contingencial de liderazgo propuesto
por Fiedler se basa en el hecho de que no existe un estilo único y mejor de
liderazgo para toda y cualquier situación. Los estilos eficaces de liderazgo
son contingenciales. Para el existen tres liderazgos situacionales que
influencian en el liderazgo eficaz:
-
Relaciones entre líder y miembro: se refiere al
sentimiento de aceptación del líder por los miembros del grupo y
viceversa. Las realidades pueden ser buenas o pobres. Es una dimensión más
importante que el poder de la posición del líder.
-
Estructura de la tarea: se refiere al grado de
estructuración de la tarea, es decir, al grado en que el trabajo de
los subordinados es rutinario y programado o vago e indefinible en los
extremos.
-
Poder de la posición del líder: se refiere a la dimensión
de autoridad formal atribuida al líder, independiente de su poder personal.
Puede ser fuerte o puede ser débil.
Estas tres dimensiones se presentan en varias
combinaciones y graduaciones proporcionando oportunidades favorables o
desfavorables para que el líder obtenga buenos resultados. Además, el líder
puede presentar dos orientaciones:
Orientación para relaciones humanas: cuando tiende a un
enfoque democrático, no directivo y participativo con sus subordinados.
Orientación hacia la tarea: cuando tiende a
un enfoque directivo y controlador se enfoca a la actividad y en el resultado
de las tareas.
Estrategia organizacional
El enfoque situacional dio un rumbo a la estrategia organizacional.
En primer lugar la estrategia ya no es un proceso formal rígido y secuencial
que seguía etapas prestablecidas con la finalidad de definir los medios
necesarios para alcanzar os objetivos. La estrategia se hace una
conducta global y contingente en relación con los eventos ambientales. En
segundo lugar ya no es más una relación organizacional unilateral pura y
sencilla para intentar compatibilizar todas las condiciones internas de la organización
a las condiciones externas y ambientales para definir alternativas de conducta
de la organización para sacar ventaja de las circunstancias y evitar posibles
amenazas ambientales. El cuadro referencial involucra ambiente y organización.
Los más importantes enfoques situacionales a la estrategia organizacional son:
la escuela ambiental, la escuela del diseño, y la escuela de posicionamiento.
La escuela ambiental
-
El ambiente constituye un conjunto de fuerzas
generales y es agente central en proceso de generación de la estrategia.
-
La organización necesita responder a esas fuerzas
ambientales o será eliminada.
-
El liderazgo en la organización debe saber leer el
ambiente y garantizar una adaptación adecuada por la organización. Es la
llamada respuesta estratégica.
-
Las organizaciones acaban agrupándose en nichos
distintos, posiciones en las cuales permanecen hasta que los recursos se hagan
escasos o las condiciones demasiado hostiles. Entonces ellas mueren. Se trata
de una especie de isomorfismo institucional para describir la convergencia
progresiva por medio de imitación entre las organizaciones.
Escuela del diseño
Mapeo ambiental: el modelo empiezan con un
diagnostico externo para verificar las oportunidades y las amenazas ambientas.
En fin, lo que existe en el ambiente.
-
Evaluación interna de la organización: se hace un
diagnostico interno para verificar los puntos más fuertes y los puntos débiles
de la organización. En fin, lo que existe en la organización.
Escuela de posicionamiento
El modelo se basa en cuatro tipos de productos
que determinan el flujo de caja de un producto: Vacas lecheras, perros
callejeros, niños problemas, etc.
Apreciación crítica
de la teoría situacional
La Teoría situacional representa el enfoque más reciente
de la teoría administrativa. A pesar de que sus raíces se remontan a los
primeros estudios de Woodward; Burn y Stalker," Chandler." Emery y Trist," Sherman, y Evan, so o a
partir e 1967 con el trabajo de Lawrence y Lorsch." se convirtió en una
preocupación consolidada y coherente.
Los principales aspectos críticos de la Teoría
situacional son:
- Relativismo en administración.
- Bipolaridad continua
- Énfasis en el ambiente
- Enfasis en la tecnología
